一、檔案信息電子化管理

　　1、電子化的認識

　　有以下幾個特點：?

　　1.1、電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，它需要借助現(xiàn)代辦公設備才能閱讀利用；1.2、電子文件可以直接由計算機等現(xiàn)代辦公設備迅速地處理和傳遞；?

　　1.3、電子文件的利用是可共享的，也不再受時間和距離的影響；?

　　1.4、電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

　　2、電子化的現(xiàn)狀

　　2.1、檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。

　　2.2、檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡建設形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。

　　2.3、標準化、規(guī)范化工作有待提高。

　　2.4、檔案的技術標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規(guī)定已不能完全適應。

　　2.5、檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實現(xiàn)檔案電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。

　　3、電子化對檔案工作的影響

　　3.1、傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對象，而應用計算機后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。

　　3.2、電子文件一方面由于制作方便，將產(chǎn)生比以往更多的文件，另一方面信息和數(shù)據(jù)可以根據(jù)需要不斷地修改和補充，因此很難劃定固定的保管期限。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對外利用等方面也與紙質(zhì)文件有許多不同之處。

　　4、檔案信息電子化的發(fā)展趨勢

　　辦公自動化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。不失時機地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。

　　5、檔案信息電子化的益處

　　5.1、可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機的潛能，提高利用率。

　　5.2、縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。

　　5.3、檔案信息電子化，可一次投入，多次產(chǎn)出，可改變信息加工工作受經(jīng)費限制的局面。

　　5.4、檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領導及各個部門，就擴大了社會影響，拓寬了服務范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。

　　5.5、檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與新技術接軌。

　　二、電子辦公到項目信息化管理

　　工程項目管理是一個復雜的系統(tǒng)工程，涉及進度、質(zhì)量、合同、風險、圖紙文檔等諸多方面的工作，它具有較高的挑戰(zhàn)性，需要在以往經(jīng)驗的基礎上，充分做好事前分析，管理的過程中需要以動態(tài)的眼光來預測分析工程實際情況；還需要重點對成本、進度、質(zhì)量進行管理與控制。

　　信息化管理指借助于先進的計算機網(wǎng)絡技術和軟件技術及時準確的為企業(yè)的決策提供數(shù)據(jù)信息，以便對外界的變化及時準確的做出反應，其本質(zhì)是提高企業(yè)的管理水平，加強企業(yè)的核心競爭力。[Page]

　　1、信息化的現(xiàn)狀

　　隨著信息技術的發(fā)展，計算機作為一種新的工具，已經(jīng)對社會產(chǎn)生了巨大的影響。可以利用計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)，提高信息溝通和數(shù)據(jù)采集的效率，可以把大量繁雜的信息進行有序的組織。計算機管理系統(tǒng)的特點是“高投入、高風險、高效益”，任何對信息化管理系統(tǒng)的夸大和低估都會為公司的發(fā)展帶來風險。因此，我們應該認真的分析信息化管理的特點　　

　　2、工程項目管理的難點

　　2.1、溝通：從一般意義上講，管理人員對工程項目管理關心的是項目的成本、效益、進度、質(zhì)量和合同，其實質(zhì)就是信息的溝通問題。由于工程項目管理涉及的部門眾多，傳統(tǒng)的溝通方法如開會、發(fā)文等方式，信息的傳遞效率很低，應該講大部分的問題，首先出現(xiàn)在溝通方面。

　　2.2、數(shù)據(jù)：工程項目的有關進度、成本、質(zhì)量和合同等的數(shù)據(jù)量大、繁雜，能夠掌握動態(tài)數(shù)據(jù)，有一定的困難。另外工程項目的圖紙、竣工資料等量大且一般以紙介質(zhì)形式保存，查找和保存起來也非常困難。

　　2.3、不確定因素：由于工程項目管理中的不確定因素非常多，這些不確定因素嚴重的影響了成本、進度等因素，造成了計劃跟不上變化的情況，使管理難度加大。

　　3、信息化管理的要求

    3.1、業(yè)務化：計算機只是個工具，要讓它發(fā)揮作用，就必須與具體的業(yè)務整合，同時也必須與管理的模式緊密結(jié)合。

　　3.2、電子化：信息化管理要求數(shù)據(jù)存儲在數(shù)據(jù)庫中，文件和圖紙要用相應的軟件生成，紙質(zhì)資料必須通過掃描等手段進行電子化，這樣計算機才能幫助大家進行管理。

　　3.3、網(wǎng)絡化：信息化管理必須借助于網(wǎng)絡化環(huán)境才能實現(xiàn)，通過網(wǎng)絡才能實現(xiàn)方便的溝通信息、共享數(shù)據(jù)，由計算機硬件設備搭建的網(wǎng)絡工作平臺是信息化管理軟件運行的載體。

　　3.4、規(guī)范化：規(guī)范化不僅僅指工作流程的規(guī)范化，對輸入系統(tǒng)的信息也要規(guī)范化，計算機無法處理凌亂的數(shù)據(jù)。

　　4、項目信息化管理建設的主要因素

　　4.1、管理模式：項目信息化管理的基礎是企業(yè)的管理模式，而不是計算機技術。項目的管理需要處理大量的信息，如：成本、質(zhì)量、進度、合同、物資材料等，對于這些信息的快速處理需要項目各部門的協(xié)作，打破原來的部門堡壘。

　　4.2、對項目信息化管理的認識：由于信息技術是十分專業(yè)的領域，發(fā)展又非常迅猛，新概念和技術層出不窮往往難以把握。不同部門只是站在各自部門的角度提出模糊的需求。由于項目信息化管理是一個系統(tǒng)工程，不同部門之間有大量的數(shù)據(jù)和信息需要交換和共享，因此需要根據(jù)業(yè)務的需求，提出整體的框架，在整體的框架之下解決各部門的具體需求。如達不成對整體框架的共識，部門之間就會存在很多分歧，工程項目管理的信息化建設就很難推進。

　　　4.3、人員素質(zhì)：工程項目管理是以人為本的，員工的觀念和素質(zhì)，直接影響項目管理的模式，工程項目信息化管理更是如此，如果不經(jīng)過對員工的培訓，員工的計算機應用水平提高起來就很困難，對很多新的管理方式和手段就難以適應。信息是為管理、為人的科學判斷和分析服務的，信息化系統(tǒng)的生存基礎是對知識的共享和重復使用。如：如何將工程項目建設過程中的一些經(jīng)驗數(shù)據(jù)重復使用到招投標中就是一個很值得研究的事情，要避免以往檔案中大量信息無法利用和經(jīng)驗隨有關人員的離去而帶走的現(xiàn)象。

　　5、主要意義

　　工程項目信息化管理是公司信息化建設的重要組成部分，它的成功實施是公司信息化建設的前提和基礎，它可以為企業(yè)信息化建設提供大量項目管理的基礎信息，這些基礎信息主要包括如下幾類： 5.1、成本信息：主要是各種成本統(tǒng)計與分析數(shù)據(jù)。5.2、合同信息：主要是各類合同，包括分包合同、變更； 5.3、技術信息：主要是各種施工工法、先進工藝使用記錄等。5.4、安全信息：主要是安全培訓、事故記錄等； 5.5、質(zhì)量信息：主要是各種質(zhì)檢記錄，質(zhì)量事故及其處理等； 5.6、生產(chǎn)信息：主要是各種計劃信息，實際進度情況記錄等。[Page]